Qual a razão de ninguém responder aos seus emails
Saiba como escrever e-mails que ninguém poderá ignorar!
20 de março, 2013
Os seus clientes e colegas não têm tempo para ler atentamente todos os e-mails que recebem. Alguns recebem centenas de mensagens por dia, e começam por aquelas com que podem lidar rapidamente. Assim, há algumas a que talvez nunca cheguem a responder, ou mesmo a ler.
Como conquistar, então, a sua atenção? Experimente algumas das nossas sugestões.
Cumpra as regras de uso de maiúsculas e de pontuação. As convenções da escrita correta podem parecer uma perda de tempo num e-mail, especialmente se estiver a escrevê-lo num dispositivo portátil. Mas é uma questão de fazer as coisas bem, incluindo as pequenas coisas. Mesmo que as pessoas no seu grupo não usem maiúsculas nem pontuação nas suas mensagens, destaque-se como alguém que o faz. E-mails apressados, que violem as normas básicas da linguagem escrita, revelam falta de cuidado. E o estilo abreviado pode confundir. Demora menos escrever uma mensagem clara da primeira vez do que depois ter de explicar o que queria dizer.
Vá direto ao assunto (educadamente, claro). Seja direto quando fizer um pedido. Não se ponha a dar graxa ao destinatário, embora um breve elogio possa ajudar (“Grande entrevista. Obrigado por ma ter mandado. Posso pedir um favor?"). Explique prazos e outros pormenores de que o destinatário possa precisar para fazer as coisas bem e a tempo.
Seja breve, mas não em excesso. Quando os e-mails são longos, as pessoas acham- nos aborrecidos e consumidores de energia. Quanto mais têm de andar com o cursor para baixo ou para os lados, menos recetivos serão à mensagem. Provavelmente, apenas a lerão na diagonal e perderão pormenores importantes – ou nem chegarão a lê-la. Por isso, tente não compor texto maior que um ecrã de leitura. Concentre o seu conteúdo e comprima a linguagem.
Corte a gordura da sua mensagem, mas mantenha a carne intacta. Se estiver a fornecer a atualização de um projeto, por exemplo, forneça informação prévia suficiente para orientar os leitores. Considere a sua mensagem do ponto de vista dos outros, que não estão tão envolvidos no projeto e, provavelmente, têm muitas outras coisas a tratar. Recorde-os de qual era o ponto da situação na última atualização, e descreva o que aconteceu entretanto.
Esclareça o que aconteceu, e quando. Numa empresa, quando surge um conflito sério, os advogados costumam pedir aos seus clientes que produzam uma “cronologia de eventos relevantes”, pormenorizando os incidentes mais importantes que conduziram ao conflito. Este documento ajuda toda a gente envolvida a pensar mais claramente sobre a forma como as coisas se desenrolaram. Tente uma abordagem semelhante ao escrever os seus e-mails. Isto ajudá-lo-á a organizar os seus pensamentos numa narrativa coerente. Uma história com princípio, meio e fim bem definidos manterá o interesse dos leitores mais eficazmente do que factos misturados e intercalados com opiniões.
Adicione uma linha de assunto curta mas descritiva. Antes de enviar a mensagem, verifique a linha do assunto. Se for genérico ou estiver em branco, a sua mensagem perder-se-á na caixa de correio superlotada do destinatário. Está a pedir a alguém que faça alguma coisa? Realce isso na linha de assunto. Torne o seu pedido fácil de encontrar – e de realizar.
Adicione criteriosamente as pessoas. Inclua apenas as pessoas que percebam imediatamente por que razão estão ali – não carregue automaticamente no “Responder a todos”. A pessoa que lhe enviou o e-mail inicial pode ter sido demasiado inclusiva a copiar a lista de destinatários e, se você repetir o erro, continuará a aborrecer os que não têm nada a ver com o assunto. Evite usar o BCC, a não ser que tenha certeza de que é necessário. Pode ficar com a reputação de ser indiscreto.
Cumpra as regras de uso de maiúsculas e de pontuação. As convenções da escrita correta podem parecer uma perda de tempo num e-mail, especialmente se estiver a escrevê-lo num dispositivo portátil. Mas é uma questão de fazer as coisas bem, incluindo as pequenas coisas. Mesmo que as pessoas no seu grupo não usem maiúsculas nem pontuação nas suas mensagens, destaque-se como alguém que o faz. E-mails apressados, que violem as normas básicas da linguagem escrita, revelam falta de cuidado. E o estilo abreviado pode confundir. Demora menos escrever uma mensagem clara da primeira vez do que depois ter de explicar o que queria dizer.
Vá direto ao assunto (educadamente, claro). Seja direto quando fizer um pedido. Não se ponha a dar graxa ao destinatário, embora um breve elogio possa ajudar (“Grande entrevista. Obrigado por ma ter mandado. Posso pedir um favor?"). Explique prazos e outros pormenores de que o destinatário possa precisar para fazer as coisas bem e a tempo.
Seja breve, mas não em excesso. Quando os e-mails são longos, as pessoas acham- nos aborrecidos e consumidores de energia. Quanto mais têm de andar com o cursor para baixo ou para os lados, menos recetivos serão à mensagem. Provavelmente, apenas a lerão na diagonal e perderão pormenores importantes – ou nem chegarão a lê-la. Por isso, tente não compor texto maior que um ecrã de leitura. Concentre o seu conteúdo e comprima a linguagem.
Corte a gordura da sua mensagem, mas mantenha a carne intacta. Se estiver a fornecer a atualização de um projeto, por exemplo, forneça informação prévia suficiente para orientar os leitores. Considere a sua mensagem do ponto de vista dos outros, que não estão tão envolvidos no projeto e, provavelmente, têm muitas outras coisas a tratar. Recorde-os de qual era o ponto da situação na última atualização, e descreva o que aconteceu entretanto.
Esclareça o que aconteceu, e quando. Numa empresa, quando surge um conflito sério, os advogados costumam pedir aos seus clientes que produzam uma “cronologia de eventos relevantes”, pormenorizando os incidentes mais importantes que conduziram ao conflito. Este documento ajuda toda a gente envolvida a pensar mais claramente sobre a forma como as coisas se desenrolaram. Tente uma abordagem semelhante ao escrever os seus e-mails. Isto ajudá-lo-á a organizar os seus pensamentos numa narrativa coerente. Uma história com princípio, meio e fim bem definidos manterá o interesse dos leitores mais eficazmente do que factos misturados e intercalados com opiniões.
Adicione uma linha de assunto curta mas descritiva. Antes de enviar a mensagem, verifique a linha do assunto. Se for genérico ou estiver em branco, a sua mensagem perder-se-á na caixa de correio superlotada do destinatário. Está a pedir a alguém que faça alguma coisa? Realce isso na linha de assunto. Torne o seu pedido fácil de encontrar – e de realizar.
Adicione criteriosamente as pessoas. Inclua apenas as pessoas que percebam imediatamente por que razão estão ali – não carregue automaticamente no “Responder a todos”. A pessoa que lhe enviou o e-mail inicial pode ter sido demasiado inclusiva a copiar a lista de destinatários e, se você repetir o erro, continuará a aborrecer os que não têm nada a ver com o assunto. Evite usar o BCC, a não ser que tenha certeza de que é necessário. Pode ficar com a reputação de ser indiscreto.
