6 dicas para aumentar a sua produtividade
Pequenas mudanças originam resultados surpreendentes
10 de julho, 2014
Sabemos que liderar uma empresa é uma das tarefas mais difíceis. Seja ela uma pequena empresa ou uma multinacional, os CEOs têm que gerir o tempo, os recursos e as várias exigências do dia-a-dia enquanto encontram algum tempo livre para tomar decisões e construir estratégias que definem o curso dos seus negócios.
Têm que ser capazes de desenvolver truques e estratégias para maximizar a sua própria produtividade.
Então, porque não usamos algum destes truques? Quer aspire a gerir o seu próprio negócio, ou ser mais produtivo no seu actual emprego, siga a seguinte lista de dicas, que pode aplicar a qualquer aspecto da sua vida profissional.
1. Faça uma pausa a cada 90 minutos
Tony Schwartz, presidente da Energy Project, sugere uma pausa a cada 90 minutos para maximizar a produtividade. A Razão? O Corpo Humano tem um ciclo de energia que actua ao longo do dia, em intervalos de noventa minutos. Quando estamos a trabalhar durante uma hora e meia ou mais, é natural que os níveis de atenção diminuam, ou que se sinta sonolento (ou inicie a sua pesquisa diária no Facebook ou no Twitter)
O segredo baseia-se na ideia de vivermos como um atleta de alta competição. Na prática, quer dizer que deveríamos trabalhar com maior intensidade da parte da manhã, com intervalos a cada 90 minutos.
Então, da próxima vez que os seus olhos estiverem a fechar, em vez de tomar mais um café, afaste-se do seu trabalho por um instante. Vai ficar surpreso com tudo o que a longo prazo consegue fazer.
2. Defina um período em que ninguém o possa interromper
Quando finalmente nos envolvemos num grande projecto, não há nada mais frustrante do que ser interrompido por um colega de trabalho ou pelo patrão. As mais recentes pesquisas, mostram que pode demorar mais de 25 minutos a voltar ao momento de entrega em que se encontrava anteriormente.
É por isso mesmo que Andew Marsh, CEO da Fifth Column Games, desenvolveu um sistema para que todos no seu escritório possam trabalhar sem ser interrompidos. Colocando um “cone of silence” nas secretárias, os colaboradores possuem um símbolo físico que transmite aos restantes que naquele momento não devem ser perturbados, a menos que seja uma emergência.
"Eu uso o cone of silence quando estou envolvido num projecto complexo no qual necessito estar concentrado a 100%. Poder estar intensamente focado, sem qualquer interrupção é uma ferramenta de produtividade valiosíssima para todos na Fifth Column Games" diz Andew Marsh.
Quer necessite de estar intensamente concentrado numa tarefa durante algumas horas ou dias, quer esteja a trabalhar num grande projecto, usar um sistema que informe as pessoas de tal facto, criará o hábito de não ser interrompido. Pode ainda comunicar aos seus colegas, que nestas alturas críticas, qualquer comunicação consigo será efectuada através do envio de e-mail de informação não urgente.
3. É importante gerir a sua energia, não apenas o seu tempo
Já sabe que é importante gerir sabiamente o seu tempo – no entanto gerir a sua energia pode ser mais eficaz. A CEO e co-fundadora da Muse Kathryn Minshew optimiza o seu trabalho diário realizando as tarefas de concentração mais intensiva durante as horas de pico. Essas horas douradas acontecem quando os seus níveis de energia estão mais altos. Por outro lado, evite as reuniões durante esse período.
"Penso que foi muito útil para mim prestar atenção ao momento do dia em que sou mais produtiva (hora, em que condições) e posterirmente guardar esses períodos para o trabalho que necessita de maior concentração."
Se gosta mais de viver e trabalhar de manhã, faça as tarefas mais importantes primeiro e deixe as tarefas mais entediantes e de menor importância para mais tarde, para os momentos em que a sua energia é menor.
Não tem a certeza qual é a sua hora dourada? Analise a sua energia diária através de um plano de acção de forma a encontrar o período de maior intensidade energética.
4. Não seja um escravo do e-mail
Gina Trapani, fundadora do ThinkUp, defende que devemos verificar o nosso e-mail em horas especificas do dia. Porque? Em vez de responder a e-mails no minuto em que os recebe, pode salvar tempo e ficar focado no seu trabalho definindo um cronograma de verificação de e-mail (por exemplo, uma vez de manhã e uma vez ao final do dia).
Desligue o Outlook, as notificações de e-mail no seu telemóvel, faça tudo o que estiver ao seu alcance para terminar com as interrupções causadas por um novo e-mail.
Dependendo da sua posição, isto pode não ser uma opção – especialmente se o seu patrão ou clientes esperarem por uma rápida resposta. Mas vai ficar surpreendido com a compreensão dada pelas pessoas, depois de lhes explicar a sua nova estratégia de produtividade.
Tim Ferriss, autor do “The Four Hour Work Week”, sugere que crie um alerta para os seus colegas e clientes, que informe da sua nova disponibilidade para responder ao e-mail, explique a razão que está por detrás desta nova forma de actuar, e diga-lhe que eles podem sempre ligar para o seu telefone se a questão for realmente urgente.
Também poderá criar uma mensagem de auto resposta onde refere a hora em que vai verificar novamente o seu e-mail e como podem as pessoas entrar em contacto consigo para questões urgentes.
5. Opte por escrever e-mail curtos e claros
CEOs não tem tempo para ler e-mail do tamanho de um livro – nem para os escrever dessa forma.
Andrew Torba, co fundador da Kuhcoon, vai mais longe e chega a escrever e-mail com apenas uma palavra. Sugere ainda que os emails deveriam ter um limite de apenas 140 caracteres, tal como acontece no Twitter.
"Pense de forma criativa e eficiente, no seu e-mail ou noutra qualquer forma de comunicação."
Ao manter os seus e-mail curtos e directos, não poupa só o seu tempo, mas também o do seu colega. Se o seu problema é demasiado complexo para ser escrito num e-mail curto, excedendo os 5 minutos de tempo de escrita, uma chamada telefónica poderá ser muito mais eficiente.
6. Delegue; Delegue; Delegue
É fácil ficar sobrecarregado pelo sentimento de que tem que fazer tudo. Delegar, no entanto, é uma das melhores formas de gerir o seu tempo. Delegue projectos mais pequenos ou partes deles a outros membros da equipa. Desta forma, irá aliviar a carga sobre si e permitirá que tenha mais tempo para projectos mais complexos.
O empresário Daniel Tan Kh vais mais além e aconselha a não só delegar a tarefa, como também toda a responsabilidade que ela contem.
"Delegar é o combustível mais importante para a produtividade." Daniel Tan Kh
Delegar não significa esquivar-se ao seu trabalho – mas se está subcarregado, delegar uma das tarefas para os outro membro da equipa poderem ajudar, e assim poderá dedicar mais tempo para projectos de maior pressão.
Se não tem um colega que possa fazer o seu trabalho, o empresário Matt DeCelles, sugere outsourcing. Recorra a um freelancer para realizar essa tarefa.
Pode-lhe parecer impossível seguir esta lista, mas se tentar realizar estas pequenas mudanças no seu dia a dia de trabalho, ficará surpreendido com tudo o que alcançará durante o seu dia.
Então, porque não usamos algum destes truques? Quer aspire a gerir o seu próprio negócio, ou ser mais produtivo no seu actual emprego, siga a seguinte lista de dicas, que pode aplicar a qualquer aspecto da sua vida profissional.
1. Faça uma pausa a cada 90 minutos
Tony Schwartz, presidente da Energy Project, sugere uma pausa a cada 90 minutos para maximizar a produtividade. A Razão? O Corpo Humano tem um ciclo de energia que actua ao longo do dia, em intervalos de noventa minutos. Quando estamos a trabalhar durante uma hora e meia ou mais, é natural que os níveis de atenção diminuam, ou que se sinta sonolento (ou inicie a sua pesquisa diária no Facebook ou no Twitter)
O segredo baseia-se na ideia de vivermos como um atleta de alta competição. Na prática, quer dizer que deveríamos trabalhar com maior intensidade da parte da manhã, com intervalos a cada 90 minutos.
Então, da próxima vez que os seus olhos estiverem a fechar, em vez de tomar mais um café, afaste-se do seu trabalho por um instante. Vai ficar surpreso com tudo o que a longo prazo consegue fazer.
2. Defina um período em que ninguém o possa interromper
Quando finalmente nos envolvemos num grande projecto, não há nada mais frustrante do que ser interrompido por um colega de trabalho ou pelo patrão. As mais recentes pesquisas, mostram que pode demorar mais de 25 minutos a voltar ao momento de entrega em que se encontrava anteriormente.
É por isso mesmo que Andew Marsh, CEO da Fifth Column Games, desenvolveu um sistema para que todos no seu escritório possam trabalhar sem ser interrompidos. Colocando um “cone of silence” nas secretárias, os colaboradores possuem um símbolo físico que transmite aos restantes que naquele momento não devem ser perturbados, a menos que seja uma emergência.
"Eu uso o cone of silence quando estou envolvido num projecto complexo no qual necessito estar concentrado a 100%. Poder estar intensamente focado, sem qualquer interrupção é uma ferramenta de produtividade valiosíssima para todos na Fifth Column Games" diz Andew Marsh.
Quer necessite de estar intensamente concentrado numa tarefa durante algumas horas ou dias, quer esteja a trabalhar num grande projecto, usar um sistema que informe as pessoas de tal facto, criará o hábito de não ser interrompido. Pode ainda comunicar aos seus colegas, que nestas alturas críticas, qualquer comunicação consigo será efectuada através do envio de e-mail de informação não urgente.
3. É importante gerir a sua energia, não apenas o seu tempo
Já sabe que é importante gerir sabiamente o seu tempo – no entanto gerir a sua energia pode ser mais eficaz. A CEO e co-fundadora da Muse Kathryn Minshew optimiza o seu trabalho diário realizando as tarefas de concentração mais intensiva durante as horas de pico. Essas horas douradas acontecem quando os seus níveis de energia estão mais altos. Por outro lado, evite as reuniões durante esse período.
"Penso que foi muito útil para mim prestar atenção ao momento do dia em que sou mais produtiva (hora, em que condições) e posterirmente guardar esses períodos para o trabalho que necessita de maior concentração."
Se gosta mais de viver e trabalhar de manhã, faça as tarefas mais importantes primeiro e deixe as tarefas mais entediantes e de menor importância para mais tarde, para os momentos em que a sua energia é menor.
Não tem a certeza qual é a sua hora dourada? Analise a sua energia diária através de um plano de acção de forma a encontrar o período de maior intensidade energética.
4. Não seja um escravo do e-mail
Gina Trapani, fundadora do ThinkUp, defende que devemos verificar o nosso e-mail em horas especificas do dia. Porque? Em vez de responder a e-mails no minuto em que os recebe, pode salvar tempo e ficar focado no seu trabalho definindo um cronograma de verificação de e-mail (por exemplo, uma vez de manhã e uma vez ao final do dia).
Desligue o Outlook, as notificações de e-mail no seu telemóvel, faça tudo o que estiver ao seu alcance para terminar com as interrupções causadas por um novo e-mail.
Dependendo da sua posição, isto pode não ser uma opção – especialmente se o seu patrão ou clientes esperarem por uma rápida resposta. Mas vai ficar surpreendido com a compreensão dada pelas pessoas, depois de lhes explicar a sua nova estratégia de produtividade.
Tim Ferriss, autor do “The Four Hour Work Week”, sugere que crie um alerta para os seus colegas e clientes, que informe da sua nova disponibilidade para responder ao e-mail, explique a razão que está por detrás desta nova forma de actuar, e diga-lhe que eles podem sempre ligar para o seu telefone se a questão for realmente urgente.
Também poderá criar uma mensagem de auto resposta onde refere a hora em que vai verificar novamente o seu e-mail e como podem as pessoas entrar em contacto consigo para questões urgentes.
5. Opte por escrever e-mail curtos e claros
CEOs não tem tempo para ler e-mail do tamanho de um livro – nem para os escrever dessa forma.
Andrew Torba, co fundador da Kuhcoon, vai mais longe e chega a escrever e-mail com apenas uma palavra. Sugere ainda que os emails deveriam ter um limite de apenas 140 caracteres, tal como acontece no Twitter.
"Pense de forma criativa e eficiente, no seu e-mail ou noutra qualquer forma de comunicação."
Ao manter os seus e-mail curtos e directos, não poupa só o seu tempo, mas também o do seu colega. Se o seu problema é demasiado complexo para ser escrito num e-mail curto, excedendo os 5 minutos de tempo de escrita, uma chamada telefónica poderá ser muito mais eficiente.
6. Delegue; Delegue; Delegue
É fácil ficar sobrecarregado pelo sentimento de que tem que fazer tudo. Delegar, no entanto, é uma das melhores formas de gerir o seu tempo. Delegue projectos mais pequenos ou partes deles a outros membros da equipa. Desta forma, irá aliviar a carga sobre si e permitirá que tenha mais tempo para projectos mais complexos.
O empresário Daniel Tan Kh vais mais além e aconselha a não só delegar a tarefa, como também toda a responsabilidade que ela contem.
"Delegar é o combustível mais importante para a produtividade." Daniel Tan Kh
Delegar não significa esquivar-se ao seu trabalho – mas se está subcarregado, delegar uma das tarefas para os outro membro da equipa poderem ajudar, e assim poderá dedicar mais tempo para projectos de maior pressão.
Se não tem um colega que possa fazer o seu trabalho, o empresário Matt DeCelles, sugere outsourcing. Recorra a um freelancer para realizar essa tarefa.
Pode-lhe parecer impossível seguir esta lista, mas se tentar realizar estas pequenas mudanças no seu dia a dia de trabalho, ficará surpreendido com tudo o que alcançará durante o seu dia.
